現在菊池技研では自社で開発したシステムでスケジュール管理と請求書の管理、及び自動発行を利用しております。
自動化は社長さんやスタッフさんの「お仕事を軽減」し「本当にやらなければならないお仕事」に注力してもらうための仕組みです。
弊社でも自動化システムを導入したことでやるべき仕事に集中することができました。
存在しないシステムは作ってしまおう
そもそも、菊池技研の会計情報などをクラウドで処理するのは抵抗がありました。
第3者には見られませんが運営サイドの第2者には丸見えになってる可能性は否定できません。
自社の秘密情報は自社で管理するしかありません。
弊社の規模と仕組みでちょうど良いツールもありませんでした。
そこでエクセルVBAを利用し、スケジュール管理システムと請求書発行システムを制作いたしました。
まずはスタッフ管理と売り上げ管理を見える化する
菊池技研では受注した案件が複数並行して走っており各メンバーのスケジュール管理する必要がありました。
また案件の完了日がそのまま売上日となります。
とうことは、スケジュールで完了日と受注額を連動させればスケジュールと売り上げの管理が同時にできることになります。
スケジュール管理システムでは作業日(納品日)、元受け様情報、業務内容、担当外注様情報、受注金額情報など必要な情報をエクセルにデータとして貯めていきます。
後はボタンをクリックするだけでスケジュールカレンダーの生成や取引先ごとの売上額等を出力できるようにしました。
こうすることで、スケジュール管理と売り上げ管理を1つのシステムで「見える化」することが実現いたしました。
実際に使ってみると自分でほしい機能しか入ってないので非常に使いやすく仕上がっています。
請求書発行は非常に手間である
取引先ごとの売り上げ額を出力できれば今度は請求書です。
毎月の請求書作成が非常に手間だったので自動化いたしました。
以前は請求額の確認から各担当の売り上げまでメールを見たりエクセル管理データを見たりと、多大な労力を要して請求書を発行していました。
請求書発行システムでは、取引先の情報と売り上げ情報を入力するだけで請求書をPDFで作ることができます。
取引先情報は住所録としてエクセルのシートに入れてあります。
請求額はスケジュール管理システムから出力されます。
後は各取引先ごとの売り上げデータを「コピペ」して請求書発行ツールに入力し請求先を検索してクリックすればPDFの請求書が完成します。
今まで数日かかっていた請求書発行が1日かからず終わるようになりました。
操作も「エクセルの数値入力」と「クリックだけ」なので、パソコン操作に慣れていないスタッフでも、すぐに使えるようになります。
非常に便利なシステムです。
菊池技研は低コストかつ機能性の高いサービスを提供できます
業務ツールやWEBサービスを入れても高額かつ、思ったように使えないことや不必要な機能などが多々あります。
「操作を覚えるのが大変。」「そもそもパソコンがわかるスタッフが少ない」など、なかなか導入が進まないことがたくさんあります。
「今更VBAですか?」と言われることもありますが、VBAほど小回りが利いて低コストで動かせるツールはないと思います。
一度に全部を完全自動化しようと考えると大規模になってしまい予算も高額になります。
ですので1ブロックずつ少しずつ自動化することでコストも抑えながら自動化を進めていくことが可能です。
1ブロックずつ自動化しておけば途中でやり方や処理方法が変わっても柔軟に対応できます。